Bei Rechnungspositionen, die mit dem regulären bzw. dem ermäßigten Umsatzsteuersatz besteuert werden (in Deutschland aktuell 19 % bzw. 7 %), ist der entsprechende Steuersatz im Feld „USt (%)“ und als „USt-Kategorie (Code)“ ein „S“ einzutragen.
Rechnungspositionen, die mit einem Umsatzsteuersatz von 0 % zu besteuern sind, sind mit einem „Z“ als „USt-Kategorie (Code)“ zu versehen. Als „USt (%)“ ist hierbei „0“ einzutragen.
Rechnungspositionen, die von der Umsatzsteuer ausgenommen sind, sind mit einem „E“ als „USt-Kategorie (Code)“ zu versehen. Als „USt (%)“ ist hierbei „0“ einzutragen. Im achten Schritt des Rechnungsformulars ist ein entsprechender Grund für die Umsatzsteuerbefreiung anzugeben.
Bei der Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) sind die Rechnungspositionen mit „AE“ als „USt-Kategorie (Code)“ zu versehen. Als „USt (%)“ ist hierbei „0“ einzutragen. Im dritten Schritt des Rechnungsformulars wird das Feld „USt-ID“ des Rechnungsempfängers zum zusätzlichen Pflichtfeld. Im achten Schritt des Rechnungsformulars ist der Text „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“ bzw. „Reverse charge“ als Grund für die Umsatzsteuerbefreiung einzutragen.
Bei steuerbefreiten innergemeinschaftlichen Lieferungen von Waren und Dienstleistungen im Europäischen Wirtschaftsraum sind die Rechnungspositionen mit einem „K“ als „USt-Kategorie (Code)“ zu versehen. Als „USt (%)“ ist hierbei „0“ einzutragen. Im achten Schritt des Rechnungsformulars ist der Text „innergemeinschaftliche Lieferung“ bzw. „Intra-community supply“ als Grund für die Umsatzsteuerbefreiung einzutragen. Darüber hinaus werden in diesem Fall im dritten Schritt des Rechnungsformulars die Felder „USt-ID“ des Rechnungsempfängers sowie das „Lieferdatum“ oder der „Rechnungszeitraum“ zu zusätzlichen Pflichtfeldern. Des Weiteren ist - ebenfalls im dritten Schritt - die Angabe der Lieferadresse zwingend erforderlich.
Wenn keine Umsatzsteuer aufgrund von Ausfuhrlieferungen in Länder außerhalb der EU (Drittlandsgebiet) anfällt, sind die Rechnungspositionen mit einem „G“ als „USt-Kategorie (Code)“ zu versehen. Als „USt (%)“ ist hierbei „0“ einzutragen. Im achten Schritt des Rechnungsformulars ist der Text „Exporte außerhalb der EU“ bzw. „Export outside the EU“ als Grund für die Umsatzsteuerbefreiung einzutragen.
Wenn ein Umsatz nicht Gegenstand des Umsatzsteuerrechts ist, ist die gesamte Rechnung nicht Gegenstand des Umsatzsteuerrechts. Als „USt-Kategorie (Code)“ ist in diesem Fall das Kürzel „O“ zu verwenden und als „USt (%)“ ist „0“ einzutragen.